COMPTROLLER RESOLUTION
No. 295-2021-CG
Lima, December 23, 2021
SEEN:
Information Sheet No. 000304-2021-CG/NORM, of the Government Control Regulations Sub-Management; and Information Sheet No. 000423-2021-CG/GJNC, from the Office of Legal Advice and Regulations in Government Control of the Office of the Comptroller General of the Republic;
CONSIDERING:
That, in accordance with the provisions of article 82 of the Political Constitution of Peru, the Comptroller General of the Republic is a decentralized entity of Public Law that enjoys autonomy in accordance with its Organic Law; likewise, it is the highest body of the National Control System, which is responsible for supervising the legality of the execution of the State budget, of public debt operations and of the acts of the institutions subject to control;
That, article 6 of Law No. 27785, Organic Law of the National Control System and the Comptroller General of the Republic, and amendments, specifies that government control consists of the supervision, surveillance and verification of the acts and results of public management, in attention to the degree of efficiency, effectiveness, transparency and economy in the use and allocation of State resources and assets, as well as compliance with legal regulations and policy guidelines and action plans, evaluating the systems of administration, management and control, for the purpose of its improvement through the adoption of pertinent preventive and corrective actions; being that government control is internal and external and its development constitutes an integral and permanent process;
That, according to article 8 of the aforementioned Law No. 27785, external control is the set of policies, standards, methods and technical procedures, which are the responsibility of the Comptroller General of the Republic or another body of the National Control System by charge or designation of this, in order to supervise, monitor and verify the management, collection and use of resources and assets of the State; and that for its exercise, control systems of legality, management, financial, results, evaluation of internal control or others that are useful based on the characteristics of the entity and the matter of control will be applied, and may be carried out in the form individual or combined;
That, in turn, article 14 of the aforementioned Law No. 27785, provides that the exercise of government control by the National Control System in the entities, is carried out under the normative and functional authority of the Comptroller General of the Republic, the one that establishes the guidelines, provisions and technical procedures corresponding to its process, based on the nature and/or specialization of said entities, the applicable control modalities and the objectives set for its execution;
That, by virtue of Comptroller Resolution No. 273-2014-CG, the General Government Control Standards were approved, which were modified through Comptroller Resolutions Nos. 431-2016-CG, 115-2019-CG , 198-2019-CG, 089-2020-CG, 246-2020-CG and 261-2020-CG, which constitute mandatory provisions, developed from Law No. 27785, which regulate the exercise of government control; providing direction and coverage for its realization; and their purpose is to regulate the professional performance of the System's personnel and the technical development of control processes and products;
That, by means of Circular Memorandum No. 000004-2021-CG/GJN, the then Regulatory Legal Management (current Legal Advisory and Regulatory Management in Government Control) informs the Vice Comptroller of Government Control Services and the Vice Comptroller of Strategic Management and Public Integrity , that the updating of the General Government Control Standards has been planned, therefore, with Memorandum No. 000103-2021-CG/VCGEIP, Circular Memorandum No. 000090-2021-CG/VCSCG, Memorandum No. 000237-2021- CG/GCSPB, and Memorandum No. 000132-2021-CG/GCMEGA, various collaborators were appointed to represent both Vice Comptrollers in order to hold work meetings and prepare the General Government Control Standards;
That, with Memorandum No. 000411-2021-CG/MODER and Information Sheet No. 000053-2021-CG/MODER, the Modernization Sub-Management sends the support for the modification of the "Quality Management Standards" section of the Standards Government Control Generals, whose approach is modified with this regulatory proposal;
That, through Comptroller's Resolution No. 010-2021-CG, Directive No. 003-2021-CG/GJN "Management of Regulatory Documents" was approved, the purpose of which is to improve and simplify the management of regulatory documents within the framework of the National System Control, in order to have an efficient, effective and quality process, being that in its Annex No. 2, it is established that the General Government Control Standards constitute a normative document of mandatory compliance, which contains provisions of a cross-cutting nature , in order to articulate and direct the actions of the organs that make up the System and public entities in matters related to control. Since, based on these general rules, the normative documents that regulate the issues associated with the functional scope of the System are developed in a specific and orderly manner;
That, considering that in recent years various rules have been issued that regulate control services and related services, it is necessary to update the regulatory framework issued by the Comptroller General, that is, the General Rules of Government Control. Therefore, based on the work meetings of the Comptroller's Office team in charge of its formulation, as well as the supporting documents of the Modernization Sub-Management, and coordination and reviews carried out by the Government Control Regulations Sub-management and the Management of Legal Advice and Regulations in Government Control, the proposal for the approval of the new General Norms of Government Control has been elaborated;
That, in accordance with the opinion of the Legal Advice and Regulations in Government Control Management in Information Sheet No. 000423-2021-CG/GJNC, being as indicated by the Deputy Management of Regulations in Government Control in Information Sheet No. 000304 -2021-CG/NORM, it is legally feasible to issue the decision that approves the General Government Control Standards;
In accordance with the aforementioned regulations, and in use of the powers provided for in article 32 of Law No. 27785, Organic Law of the National Control System and the Comptroller General of the Republic, and amendments;
RESOLVED:
Article 1.- Approve the General Rules of Government Control, which in the Annex forms an integral part of this Resolution.
Article 2.- Repeal Comptroller's Resolution No. 273-2014-CG, which approved the General Government Control Standards, and its amendments.
Article 3.- Establish that the normative document approved in article 1 of this Resolution, becomes effective as of January 3, 2022.
Article 4.- Provide that the control services and related services that are in process at the date of entry into force of the normative document approved in article 1 of this Resolution, continue to be carried out until its conclusion, considering the provisions established in the control regulations in force at the start date.
Article 5.- Publish this Resolution and its Annex in the Official Gazette El Peruano, in the Institutional Web Portal (www.gob.pe/contraloria) and in the Intranet of the Comptroller General of the Republic.
Register, communicate and publish.
NELSON SHACK YALTA
Comptroller General of the Republic
INDEX
INTRODUCTION
I. CONCEPTUAL FRAMEWORK
Acronyms and references applicable to the General Rules of Government Control
Definition and scope of the NGCG
Structure of the NGCG
Relationship of the NGCG with other standards
government control
control services
Related services
Use of information technologies and non-face-to-face modalities for the development of control services and related services
II. PROFESSIONAL PERFORMANCE STANDARDS
Independence
Training and competence
professional diligence
Confidentiality
III. QUALITY MANAGEMENT STANDARDS
IV. COMMON RULES FOR CONTROL SERVICES
planning
Control service planning
Information management
control commission
Accreditation or Communication of Start of the service
Expert participation
Supervision
Results of control services
Of the publicity of the results of the control services
Follow-up of the implementation of recommendations
V. PRIOR CONTROL SERVICE RULES
SAW. STANDARDS FOR SIMULTANEOUS CONTROL SERVICES
VII. SUBSEQUENT CONTROL SERVICES STANDARDS
A. DEFINITION AND MODALITIES
B. PLANNING STAGE
C. EXECUTION STAGE
evidence
Post Control Service Documentation
Findings
D. REPORT PREPARATION STAGE
GLOSSARY OF TERMS
INTRODUCTION
The Office of the Comptroller General of the Republic is the superior body of the National Control System which, in accordance with article 82 of the Political Constitution, is in charge of supervising the legality of the execution of the State budget, of the operations of the public debt and of the acts of the institutions subject to control.
In accordance with the aforementioned constitutional provision, the Organic Law of the National Control System and the Comptroller General of the Republic, Law No. 27785, in its article 6 defines government control as "the supervision, surveillance and verification of the acts and results of public management, in attention to the degree of efficiency, transparency and economy in the use and allocation of State resources and assets, as well as compliance with legal regulations and policy guidelines and action plans.
In order to fulfill its mission and with the aim of optimizing the exercise of government control, it is necessary to have a sustainable regulatory framework that guarantees the quality and timeliness of prior, simultaneous and subsequent actions and other activities related to competition. legal of the National Control System; granting predictability, clarity and autonomy to the actions of its bodies and conforming personnel.
In the same way, in line with the continuous evolution of public management and control oriented towards accountability, the fight against corruption, transparency, the use of information and communication technologies; The aforementioned framework must incorporate innovations in the control services to place the National Control System at the height of the demands of competitiveness, quality, efficiency and probity that an efficient State requires.
In accordance with this and as a pillar of this regulatory framework, these General Government Control Standards have been conceived as the superior regulatory document that establishes the organization and operation of the services that the bodies of the National Control System provide to the entities and the citizenship; as well as, it regulates the norms for the due professional performance. In this way, the subsequent specific and orderly regulatory development of the issues associated with the functional scope of the National Control System is facilitated.
The General Government Control Standards are mandatory provisions for carrying out government control under adequate quality standards, which guarantee its exercise with efficiency, objectivity and suitability. This normative document regulates the exercise of government control, through control services in all its forms (that is, prior, simultaneous and subsequent).
The personnel of the National Control System must subject their professional performance to said norms and those derived from them; contributing to the proper fulfillment of the functions and purposes of government control, in line with the challenges and responsibilities involved in the supervision, monitoring and verification of effective and modern management of State resources, for the benefit of all Peruvians and the governance of the country. country.
I. CONCEPTUAL FRAMEWORK
Acronyms and references applicable to the General Rules of Government Control
1.1 In the text of the General Government Control Standards, the abbreviated names of the following terms are used:
- Comptroller: General Comptroller of the Republic.
- Entity: Entity subject to the National Control System.
- Organic Law: Law No. 27785, Organic Law of the National System of
Control and the Comptroller General of the Republic and its amendments.
- NGCG: General Rules of Government Control.
- OCI: Institutional Control Bodies.
- SNC Bodies: Comptroller General of the Republic, Control Bodies
Institutional and external audit appointed and contracted by the Comptroller.
- SNC Personnel: Personnel of the Bodies of the National Control System, regardless of the labor or contractual regime.
- SNC: National Control System.
- SOA: is an external audit appointed and contracted by the Comptroller.
Definition and scope of the NGCG
1.2 The NGCG constitute the set of mandatory provisions, developed from the Organic Law, which regulate the exercise of government control; providing direction and coverage for its realization. Their purpose is to regulate the performance of the System's human resources, the technical development of control processes and products, as well as to promote their quality and effectiveness.
1.3 The NGCG are issued by the Comptroller, in its capacity as the governing body of the SNC and in accordance with the constitutional provisions and the Organic Law, exercising its autonomy and regulatory competence.
Likewise, they have been developed based on international regulations and good practices on the exercise of government control and auditing; among which the International Standards of Supreme Audit Institutions - ISSAI issued by the International Organization of Supreme Audit Institutions (INTOSAI) and the International Auditing Standards - NIA issued by the International Federation of Accountants (IFAC) stand out.
1.4 The NGCG are mandatory for the bodies and personnel of the SNC, experts who participate in the development of government control and for officials and public servants of the entities under the purview of the SNC.
1.5 In accordance with the Organic Law, the Comptroller's Office is responsible for updating and interpreting these General Standards and issuing the standards related to the development of government control, derived from them.
Structure of the NGCG
1.6 The NGCG have seven sections, divided into subsections:
I. Conceptual framework
II. Professional Performance Standards
III. Quality management standards
IV. Common standards for control services
V. Rules of prior control services
SAW. Simultaneous Control Services Standards
VII. Post Control Services Standards
Relationship of the NGCG with other standards
1.7 Taking into account that the NGCG regulate the comprehensive exercise of government control, the specific regulations derived from them must be consistent with the content of their provisions.
1.8 For the exercise of government control, in aspects that are not expressly developed in the NGCG or in the specific regulations, other regulations issued by national or international institutions, as applicable, are considered as technical references, such as:
a. INTOSAI: For performance, compliance and other specialized audits.
b. International Organization for Standardization (ISO): For quality management.
1.9 For the exercise of financial audits, in addition to the application of these NGCG and the specific regulations derived from it, the International Auditing Standards - NIA issued by the IFAC are considered.
government control
1.10 Government control consists of the supervision, oversight, and verification of the acts and results of public management, based on the degree of efficiency, effectiveness, transparency, and economy in the use and destination of State resources and assets, as well as the compliance with legal regulations and policy guidelines and action plans.
1.11 Government control constitutes an integral and permanent process, whose purpose is to contribute and guide continuous improvement in the management of entities and the efficient provision of public services; as well as in the use of State assets and resources.
1.12 Government control is classified in the following ways:
- Depending on who exercises it: internal and external control.
- Depending on the time of exercise: prior, simultaneous and subsequent control.
Internal government control can be prior, simultaneous and subsequent; its development is the responsibility of the authorities, officials and servants of the entities. Simultaneous and subsequent internal control is also exercised by the OCIs, in accordance with the provisions established in the Organic Law and in these regulatory provisions.
External government control can be prior, simultaneous and subsequent; and it is exercised by the Comptroller or another SNC body commissioned or designated by it. In the case of subsequent external control, it can also be executed by the SOAs. Subsequent external government control is carried out fundamentally through control actions.
1.13 In the exercise of their powers, the SNC bodies apply in a mandatory manner the principles of government control established by the Organic Law, which serve as an interpretive and integrating criterion for the application of the NGCG and as parameters for the actions of the SNC staff. .
1.14 The exercise of government control imposes functional obligations on those who exercise it. In harmony with this, the organs and personnel of the SNC are responsible for performing their duties and subjecting their behavior to the rules of conduct, principles, procedures and other applicable provisions.
control services
1.15 The control services constitute a set of processes whose products are intended to provide a satisfactory response to the government control needs that the SNC bodies must attend to.
1.16 Control services are classified as:
a. Prior control services
They are exercised in the following modalities:
- Authorizations of additional work budgets and greater supervision services.
- Information on operations that in any way compromise the credit or financial capacity of the State.
- Opinion on contracts with a military secret character or internal order.
- Others established by Law.
b. Simultaneous control services
They are exercised in the following modalities:
- Concurrent control.
- Control visit.
- Professional orientation.
- Others to be established.
c. Post control services
They are exercised in the following modalities:
- Audits
- Financial Audit.
- Performance Audit.
- Compliance audit.
- Others to be established.
- Specific Control Service for Events with Presumed Irregularity.
- Subsequent Official Action.
- Others to be established.
1.17 The control services are developed by the Comptroller's Office and the OCIs, in accordance with their legal competence and decentralized functions. The subsequent control services can be carried out by the SOA, in accordance with the regulations on the matter.
1.18 The development of control services includes the use of control and management techniques, practices, methods and tools necessary for the adequate fulfillment of their objectives, taking into account the nature and particular characteristics of the entities. Likewise, its comprehensive and specialized nature, its appropriate level of quality and the optimal use of resources must be considered.
The characteristics and conditions of the control services are determined by the Comptroller in the specific regulations issued for that purpose, according to the requirements and the particular nature of each of the classes and modalities of the control services, in accordance with their legal powers and functional autonomy.
Related services
1.19 Related services are linked to technical and specialized processes derived from legal attributions or orders, which generate products other than prior, simultaneous and subsequent control services; and that are carried out by the organs of the SNC with the purpose of contributing to the development of government control.
The information generated as a result of the related services can be used for the programming of control services, which must specify in their records the reference to said result.
1.20 The object, purpose, characteristics, as well as the development of related services is subject to the specific regulations established by the Comptroller for this purpose. For its realization, the provisions of these NGCG are applicable in what is pertinent.
Use of information technologies and non-face-to-face modalities for the development of control services and related services
1.21 In the performance of their duties, SNC staff must make use of the technological mechanisms implemented by the Comptroller's Office. This includes the use of electronic means for information analysis, means of communication and notification, and similar mechanisms. In addition, it considers the application to control services and related services, of artificial intelligence techniques or technology, or the like.
The implementation of information technologies in control services and related services is a constant process, which requires the review and permanent adaptation of the regulations, procedures, techniques, practices, methods and tools that govern or are used in government control. , for the purpose of optimizing the speed, transparency and quality of the processes and their results.
1.22 For the performance of the functions of the personnel of the SNC, including control services and related services, non-face-to-face work or benefit modalities may be used, within the framework of the provisions of national legislation and the provisions issued by the Comptroller, in which case, the exercise of the functions that correspond to said personnel is supported by the regulated use of computer, telecommunications or similar means that are available, in the application of techniques, practices, procedures or activities that can be executed remotely without altering its qualities and purposes.
The use of the indicated non-face-to-face work or benefit modalities is authorized in accordance with the provisions issued by the Comptroller.
The Comptroller's Office establishes the necessary actions for the security of information, the conservation of documentation, and the availability of equipment and communication, security and control mechanisms, being able to establish specific models of integrity for carrying out non-face-to-face tasks.
II. PROFESSIONAL PERFORMANCE STANDARDS
In the exercise of control services and related services, the SNC staff must guide their professional performance by the rules of independence, training and competence, professional diligence and confidentiality; taking into account the requirements established in the current regulations. The ethical behavior of the SNC staff is governed by the corresponding professional and civil service Codes of Ethics, as well as the regulations issued by the Comptroller.
Independence
In the performance of their duties, CNS personnel must maintain a mental attitude free from influences that compromise professional judgment.
2.1 Independence is a mental attitude that allows personnel to formulate judgments based on objective elements, and that guarantees the consistency and integrity of their actions and opinions. The staff of the SNC must not only maintain independence, but also be recognized as independent by the entities and the general public; remaining exempt from impediments whether personal or external.
2.2 Personal impediments are the consequence of relationships, beliefs or positions that could limit, weaken or bias the result of the execution of government control. In this sense, the staff of the SNC is obliged to refrain from participating in control services or related services in situations that could imply personal incompatibilities or conflicts of interest. Likewise, he is prevented from intervening in the development of services with respect to the entity where he has previously worked and that includes aspects in which he participated directly or indirectly, in accordance with current provisions.
2.3 External impediments occur when SNC personnel cannot act objectively in their professional practice due to real or perceived pressure from the entity or from third parties linked to it. The staff of the SNC must avoid being subject to any type of influence or prejudice that affects their free judgment and professional performance; being also prevented from accepting benefits in any way, for himself or for another, from personnel of the entity or third parties.
2.4 In the development of government control, the SNC staff is prevented from participating in the acts of management of the entities; as well as to issue opinions or assessments about them.
Likewise, the personnel of the SNC in the exercise of their functions are prevented from participating in activities of political proselytism, and must maintain political neutrality in their functional performance, with special emphasis on electoral periods.
2.5 The staff of the SNC must promptly report any situation that may undermine their independence, in accordance with the procedures established in the specific regulations. If an impact on independence is detected after the results of government control are issued, the Comptroller's Office must evaluate the impact of said situation, ordering the corresponding actions.
Training and competence
The personnel of the SNC must have specialized and up-to-date professional training, as well as having the necessary competence for the appropriate development of government control, tending to the continuous improvement of their professional quality.
2.6 Professional training refers to the continuous acquisition of the technical knowledge and skills necessary to perform the tasks required in the development of government control with quality and efficiency.
Competence is derived from the training and experience that allow the issuance of sound and appropriate judgement, and is acquired through a commitment to learning.
2.7 The Comptroller's Office must establish, through the National School of Control, permanent training programs and continuous professional specialization aimed at the personnel of the SNC, who must actively participate in order to acquire and maintain the training and competence necessary for the execution of the control. governmental.
2.8 The SNC bodies must have an adequate staff selection process to maintain a competent work team, as well as assign workers in the development of control services and related services according to their competence, and carry out supervision and constant evaluation of their performance.
professional diligence
The personnel of the SNC must act with due professional diligence in the performance of all the tasks that they carry out during the performance of the control services and related services.
2.9 Professional diligence involves using analytical and critical thinking, the knowledge, skills and experiences acquired, as well as being results-oriented, to provide efficient, effective and quality services.
In this sense, the personnel must know and apply the norms, techniques and practices corresponding to the development of government control, properly using their judgment; as well as understand the rules that govern the functioning of entities.
2.10 Professional diligence implies that the SNC personnel must act applying professional skepticism, in order to obtain sufficient and appropriate evidence, which provides a reasonable basis for formulating their opinion.
Professional skepticism must be understood as an attitude that includes having an inquisitive mind and making a critical evaluation, for which the CNS personnel must use their knowledge, skills and abilities required to obtain and objectively evaluate the evidence with diligence, good faith and integrity.
2.11 Professional diligence also includes the application of the collective knowledge, skills and experiences that are shared and transmitted by all the personnel involved in the development of a control service or related service, as well as the individual criteria of each one; It may also involve the collaboration of experts.
Confidentiality
The staff of the SNC is obliged to keep due confidentiality and discretion regarding the documentation and results of the control services and related services that are known to them in the exercise of their functions.
2.12 Confidentiality refers to maintaining strict confidentiality regarding the information obtained during the performance of the services and in the content of the results of government control; not revealing facts, data, procedures and documentation whose dissemination is not authorized according to law.
The staff of the SNC is prevented from disclosing and using the information whose dissemination is restricted by legal mandate, even after having ceased their duties; except authorization granted by a competent authority or for the fulfillment of express legal responsibilities.
Asimismo, el personal no debe emitir opiniones adelantadas sobre las actividades de la entidad, las personas sujetas a control y sobre los resultados de su propia labor.
2.13 La Contraloría establece las disposiciones orientadas a asegurar la confidencialidad de la información que se obtiene en el ejercicio del control gubernamental, considerando los principios legales de reserva y publicidad regulados por la Ley Orgánica, así como las disposiciones de la Ley de Transparencia y de Acceso a la Información Pública, la Ley de Protección de Datos Personales, y otras normas vinculadas al tema.
III. NORMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
La Contraloría establece y mantiene un sistema de gestión de la calidad, con la finalidad de cumplir los requisitos establecidos como estándares en la normativa específica de los servicios de control y servicios relacionados, así como los requerimientos de los clientes y de las partes interesadas del control gubernamental.
3.1 A fin de ejercer el control gubernamental en forma oportuna y eficaz, orientando su accionar al fortalecimiento y transparencia de la gestión de las Entidades en beneficio de la ciudadanía y en el marco del sistema de gestión de la calidad y mejora continua, la Contraloría define la política y objetivos de la calidad acordes con la misión y visión institucional, cuyo contenido es sujeto de una adecuada difusión e información que garantice su entendimiento y aplicación por parte de los órganos del SNC.
3.2 La calidad en los servicios de control y servicios relacionados está referida al grado en el que un conjunto de características inherentes a los productos o servicios resultantes del control gubernamental cumplen con los requisitos y especificaciones establecidas como estándares en la normativa específica que los regula. Es responsabilidad del personal del SNC su cumplimiento en todas las etapas de los servicios de control y servicios relacionados.
3.3 El control de calidad en los servicios de control y servicios relacionados, es la aplicación de un conjunto de políticas, disposiciones y recursos técnicos orientados a verificar si los productos o servicios resultantes del control cumplen con los requisitos y especificaciones establecidos como estándares en la normativa específica que los regula.
El control de calidad debe ser ejecutado en forma oportuna y permanente por los órganos, incluidos los desconcentrados, las unidades orgánicas de la Contraloría, los OCI y las SOA, como parte inherente a su gestión, aplicando la normativa que los regula y de acuerdo con sus funciones y atribuciones en la conducción, ejecución y evaluación de los servicios de control y servicios relacionados.
En el marco del sistema de gestión de la calidad, la Contraloría debe establecer y mantener adecuados mecanismos de control de la calidad, que permitan verificar el cumplimiento de los requisitos y especificaciones establecidas como estándares.
3.4 El aseguramiento de la calidad en los servicios de control y servicios relacionados, consiste en la aplicación de un conjunto de políticas, disposiciones y recursos técnicos orientados a garantizar que los procesos de estos servicios de control y servicios relacionados generen productos o servicios que cumplan con los requisitos y especificaciones establecidos como estándares, impulsando la mejora continua de los procesos operativos de los servicios de control y servicios relacionados; a fin de proporcionar confianza sobre el adecuado ejercicio del control gubernamental. Es realizado por órganos o unidades orgánicas de la Contraloría o por profesionales acreditados distintos a los que realizan los servicios de control y servicios relacionados.
En el marco del sistema de gestión de la calidad, la Contraloría debe establecer y mantener un adecuado proceso de aseguramiento de la calidad que permita proporcionar confianza de los resultados del ejercicio del control gubernamental.
3.5 La Contraloría debe establecer políticas, procedimientos y programas de capacitación diseñados para promover una cultura interna reconociendo que la calidad es esencial en el desarrollo de los servicios de control y servicios relacionados.
IV. NORMAS COMUNES A LOS SERVICIOS DE CONTROL
planning
El planeamiento de los servicios de control tiene como finalidad atender la demanda de control por los órganos del SNC.
4.1 El planeamiento implica el desarrollo de una estrategia institucional para la atención de la demanda de control, a través de la determinación y programación de la conducción de los servicios de control, teniendo en consideración criterios de priorización, oportunidad de ejecución, análisis de riesgos, entre otros.
4.2 El planeamiento se realiza de acuerdo a la normativa de naturaleza estratégica y operativa que emite la Contraloría sobre el particular; de modo que permita la asignación de los recursos humanos y financieros.
4.3 El planeamiento se realiza con base al análisis de información proveniente de diversas fuentes, incluyendo, entre otras: el resultado de la interoperabilidad de bases de datos, el resultado de la evaluación de denuncias, el resultado de los servicios de control efectuados con anterioridad en la entidad, la evaluación de los riesgos de la entidad, los resultados de los servicios relacionados, la identificación de los procesos críticos relacionados a la entrega de bienes o servicios, la ejecución de obras, y los encargos legales.
4.4 Como resultado del planeamiento se elabora el Plan Nacional de Control, que es aprobado por la Contraloría e incluye los servicios de control a ser desarrollados en un periodo anual por los órganos del SNC, para atender las necesidades priorizadas.
El Plan Nacional de Control puede modificarse de acuerdo a consideraciones de interés nacional y nuevas prioridades dispuestas por la Contraloría; determinando en su caso los servicios de control que deban ejecutarse para atender la demanda de control imprevista. El referido Plan se encuentra protegido por el principio de reserva de acuerdo a lo señalado por la Ley Orgánica.
Planeamiento del servicio de control
Como resultado del planeamiento, se elabora el documento de planeamiento del servicio de control que contiene la materia general, la materia de control, y demás información necesaria
4.5 El personal que tenga la función del planeamiento de los servicios de control en el órgano desconcentrado o unidad orgánica de la Contraloría, o del OCI, como resultado del mismo, elabora y suscribe el documento de planeamiento, el cual puede adoptar diferente denominación según la clase y modalidad del servicio de control.
El documento de planeamiento del servicio de control contiene la materia general, la materia de control, que comprende el asunto y monto, este último cuando corresponda de acuerdo a la naturaleza de cada servicio, así como demás información que determine la norma específica que lo regula.
El documento de planeamiento del servicio de control puede modificarse de acuerdo a lo establecido en las normas específicas que desarrollan los servicios de control. Asimismo, es de naturaleza reservada, debiendo el personal que participa en su elaboración o tiene conocimiento del mismo, mantener absoluta confidencialidad respecto a su contenido.
Gestión de la información
Los órganos del SNC deben identificar y requerir la información necesaria para el adecuado desarrollo de los servicios de control, así como diseñar, implementar y mantener sistemas para obtener información de las entidades bajo el ámbito del SNC.
4.6 A efectos de contar con la información necesaria para fines del control gubernamental, los órganos del SNC pueden requerir, conocer y examinar toda la información y documentación sobre las operaciones de las entidades sujetas al ámbito de control gubernamental, aunque sea secreta, necesaria para su función. Esto comprende el acceso directo, masivo, permanente, en línea, irrestricto y gratuito a las bases de datos, sistemas informáticos y cualquier mecanismo para el procesamiento o almacenamiento de información, que administran las entidades sujetas al SNC; sin otras limitaciones que los casos previstos en la cuarta y quinta disposiciones finales de la Ley Orgánica. Así como a la capacidad de las herramientas informáticas a cargo del procesamiento o almacenamiento de la información que se requiera hasta su implementación a cargo de la entidad. Es obligación de la entidad mantener actualizada toda la información a su cargo, a fin de permitir el adecuado desarrollo de los servicios de control.
Los órganos del SNC pueden requerir información y/o documentación a las personas naturales o jurídicas que mantengan o hayan mantenido relaciones con las entidades.
4.7 En caso que los funcionarios y servidores de la entidad, así como las personas naturales o jurídicas que mantengan o hayan mantenido relaciones con las entidades, no cumplan con entregar la información solicitada, o la entreguen de forma incompleta o incumpliendo con las condiciones y los plazos establecidos, incurren en la comisión de infracción sujeta a la potestad sancionadora de la Contraloría, de acuerdo a la normativa sobre la materia.
4.8 Durante el desarrollo del servicio de control, el Titular de la entidad o el responsable de la dependencia tiene la obligación de disponer y asegurar la entrega de la documentación e información requerida, en la forma y plazos solicitados por la comisión de control. De acuerdo a lo señalado en la normativa específica y en los plazos establecidos que regula cada servicio de control, designa un representante de la entidad que se encargue de coordinar, facilitar la atención de requerimientos y otros, y participar en las reuniones de coordinación demandadas por la comisión de control. De existir rotación, cambio o situación que impida la permanencia del coordinador, el titular de la entidad o el responsable de la dependencia debe hacer de conocimiento a la comisión de control y reemplazarlo en los plazos establecidos en la norma específica que regula cada servicio de control.
4.9 Los sistemas de información que se implementen deben registrar información actualizada para fines del control gubernamental, incluyendo la normativa que regula el funcionamiento de la entidad; información financiera y presupuestal; de contrataciones; mapeo de riesgos de la entidad; resultados de servicios de control realizados anteriormente y seguimiento a la implementación de recomendaciones; denuncias efectuadas y evaluación que haya realizado la Contraloría al respecto; información sobre los funcionarios públicos o terceros que tengan o hayan tenido relación con las entidades, incluidas las noticias publicadas por los medios de comunicación; entre otros datos que se estimen relevantes.
4.10 Los sistemas de información de la Contraloría deben permitir la revisión, análisis e integración de la información sobre las entidades, así como la evaluación de las áreas críticas o procesos críticos pertinentes; con el propósito de identificar los servicios de control idóneos para cada caso concreto, sobre la base del análisis de riesgos y de los principios de materialidad y oportunidad.
Asimismo, los sistemas de información deben permitir contar con herramientas que apoyen la gestión del conocimiento, de tal manera que este se transforme en un activo de carácter intelectual que preste beneficios a los órganos del SNC y se pueda compartir de manera adecuada.
4.11 La Contraloría implementa herramientas de gestión y análisis de bases de datos, sistemas informáticos y cualquier mecanismo para el procesamiento o almacenamiento de información de las Entidades a las que haya obtenido el acceso irrestricto y en línea, con la finalidad de obtener información íntegra y masiva, que coadyuve a un ejercicio eficaz y eficiente del control gubernamental.
Comisión de control
La comisión de control es el equipo multidisciplinario de profesionales a cargo del servicio de control
4.12 Las modalidades de los servicios de control que correspondan, están a cargo de una comisión de control, el cual es un equipo multidisciplinario de profesionales conformado por el supervisor, el jefe de comisión e integrantes. Adicionalmente, de ser el caso, la comisión de control puede contar con la participación de expertos.
En las auditorías, la comisión de control se denomina comisión auditora.
Acreditación o Comunicación de Inicio del servicio
La comisión de control debe acreditarse ante el titular de la entidad o responsable de la dependencia sujeta a control.
4.13 En las modalidades de los servicios de control que correspondan y de acuerdo a la normativa específica que los regula, la comisión de control debe acreditarse ante el titular de la entidad o responsable de la dependencia sujeta a control. En dicho acto, la comisión de control brinda la información general pertinente sobre el alcance, los objetivos y requerimientos de apoyo para la ejecución del servicio de control. Asimismo, coordina con el funcionario competente de la entidad, a fin de que se brinden las facilidades necesarias para el acceso a la entidad y en caso corresponda a la instalación apropiada e inmediata de la comisión de control; así como, para el suministro oportuno de la información y/o documentación necesaria.
4.14 El documento de acreditación de la comisión de control debe ser emitido por el nivel jerárquico competente del SNC, de acuerdo a la normativa específica que regule cada servicio de control.
4.15 La acreditación de la comisión de control puede efectuarse en la etapa de Planificación o Ejecución, según la clase y modalidad de servicio de control que se realice.
4.16 Cuando el servicio de control está a cargo de un OCI, este comunica al Titular de la entidad o responsable de la dependencia el inicio del servicio de control.
4.17 Los servicios de control que se inicien como producto de un servicio de control o servicio relacionado previamente acreditado y mantengan su conformación, no requieren de una nueva acreditación.
Participación de expertos
Cuando sea necesario obtener informes técnicos especializados de expertos, los órganos del SNC pueden contar con la participación de personas naturales o jurídicas que posean habilidades, conocimientos y experiencia en un campo particular distinto al de control gubernamental.
4.18 Para el desarrollo de los servicios de control, cuando adicionalmente sea necesario contar con expertos, se debe evaluar su competencia profesional e independencia. Del mismo modo, se debe precisar el objetivo, los plazos y las características del resultado esperado, así como establecer una cláusula de confidencialidad respecto a la información a la que tengan acceso en el desarrollo de su labor.
Los expertos deben cumplir con las disposiciones de las NGCG, así como la normativa que emita la Contraloría, en lo que les resulte aplicable.
4.19 Utilizar el asesoramiento de expertos no libera de responsabilidad a los órganos del Sistema por las opiniones formuladas y las conclusiones emitidas en el ejercicio de sus funciones.
Supervision
Los servicios de control deben ser supervisados en forma continua, sistemática y oportuna, durante todas sus etapas, por los niveles competentes; a fin de orientar y asegurar su adecuado desarrollo y el cumplimiento de sus objetivos.
4.20 La supervisión es un proceso técnico por el cual los niveles superiores del personal encargado de la ejecución del servicio de control dirigen, revisan y participan activamente en el desarrollo de las actividades, coadyuvando de esta manera a asegurar la calidad del servicio y sus respectivos resultados, cumpliendo los plazos y objetivos planteados.
Los niveles de supervisión deben cerciorarse que el personal reciba el apoyo necesario que garantice la correcta y oportuna ejecución del servicio y su adhesión a la normativa, plan del servicio de control y procedimientos aplicables.
4.21 A través de sesiones de validación, el personal encargado de la realización de los servicios de control y los niveles superiores correspondientes revisan en forma colectiva los resultados alcanzados y el cumplimiento de los plazos programados en la ejecución del servicio; de tal manera que se compartan experiencias y técnicas, así como se genere retroalimentación y comunicación efectiva.
Las sesiones de validación se deben producir con la periodicidad necesaria, en función a los plazos establecidos para el desarrollo del servicio de control; debiendo efectuarse un apropiado seguimiento a los temas tratados, informándose sus resultados al nivel superior correspondiente.
Resultados de los servicios de control
El resultado de los servicios de control se emite por escrito, se caracteriza por mantener una estructura ordenada, consistente y objetiva. Los resultados se comunican oportunamente a las entidades e instancias que correspondan.
4.22 El documento que contiene el resultado del servicio de control expone las conclusiones y recomendaciones, con la finalidad de brindar oportunamente información al titular de la entidad, otras autoridades y organismos competentes para la adopción de las acciones que correspondan.
4.23 En la elaboración de los documentos que contienen los resultados de los servicios de control, se tiene especial cuidado en verificar la consistencia, exactitud y objetividad de su contenido.
Para que el documento sea conciso se requiere un adecuado uso de las palabras para transmitir su mensaje, así como la inclusión de detalles específicos únicamente cuando fuese necesario.
La exactitud requiere que la información incluida sea confiable y tenga el sustento suficiente y apropiado en su formulación.
La objetividad implica que el informe contenga una evaluación imparcial sustentada en evidencia suficiente y apropiada.
La redacción debe ser ordenada, sistemática y lógica, procurando emplear un tono constructivo, así como un lenguaje sencillo a fin de permitir su fácil entendimiento. La idea principal debe quedar claramente expresada y fundamentada, los hechos relevantes deben exponerse de forma secuencial y las ideas expuestas deben ser coherentes entre sí.
La estructura y características de los documentos que contienen los resultados de cada servicio de control son reguladas en la normativa específica que emita la Contraloría sobre el particular.
4.24 Con el propósito que el resultado de los servicios de control pueda emitirse en el tiempo previsto y sea de la mayor utilidad posible, su desarrollo debe realizarse con eficacia y eficiencia, permitiendo la obtención de resultados dentro de los plazos estipulados en el planeamiento correspondiente; de manera que se garantice el debido cumplimiento de los objetivos y el beneficio del servicio de control.
4.25 Las operaciones que correspondan a la ejecución y resultados de los servicios de control u otros datos relevantes deben ser objeto de documentación y registro en los sistemas de información autorizados por la Contraloría para dicho fin, según los procedimientos que se establezcan al respecto.
4.26 La normativa específica que regula cada clase y modalidad de servicio de control establece el señalamiento de la materia comprometida y el perjuicio, cuando estos se identifiquen.
4.27 El resultado de los servicios de control, incluyendo el señalamiento de presuntas responsabilidades en los casos que corresponda, debe comunicarse oportunamente, de acuerdo a las disposiciones que emita la Contraloría, a los titulares de las entidades, responsables de las dependencias y órganos competentes de acuerdo a ley, a fin de que se adopten las acciones correspondientes; salvo que el Titular de la entidad o responsable de la dependencia se encuentre comprendido en los hechos, en cuyo caso el resultado del servicio de control, es comunicado a la autoridad u órgano colegiado que, en el marco de sus competencias, esté a cargo del procesamiento y deslinde de responsabilidades que correspondan.
Asimismo, de acuerdo a la entidad objeto del servicio de control, se remitirá para conocimiento, una copia del resultado de dicho servicio al Titular del Sector, al Despacho Ministerial, al Presidente del Poder Judicial, al Titular del Organismo Constitucionalmente Autónomo, al Gobernador del Gobierno Regional o al Alcalde del Gobierno Local, así como a los consejeros regionales y regidores municipales encargados de la fiscalización de la gestión regional o municipal, según corresponda, y siempre que la entidad o dependencia sujeta a control, dependa de estos o se encuentre bajo su ámbito de competencia. En el caso de los Gobiernos Regionales y Gobiernos Locales, una copia de dicho resultado se pone en conocimiento del Consejo Regional o del Concejo Municipal, encargados de la fiscalización de la respectiva gestión regional o local.
En el caso de las empresas del Estado que se encuentran bajo el ámbito o dependan de Fondo Nacional de Financiamiento de la Actividad Empresarial del Estado - FONAFE, una copia de los resultados de los servicios de control debe ser remitida adicionalmente, al Presidente del Directorio de FONAFE, para conocimiento.
Asimismo, con la finalidad de prevenir la reincidencia en la comisión de las irregularidades detectadas, los resultados de los servicios de control se difunden para fines de conocimiento de la ciudadanía; considerando las excepciones que pueda establecer la normativa sobre reserva de la información.
De la publicidad de los resultados de los servicios de control
Culminado el servicio de control y luego de notificado el informe, el mismo adquiere naturaleza pública y debe ser publicado, en su integridad en la página web de la Contraloría General de la Republica.
4.28 La publicidad de los resultados de los servicios de control se rige por lo dispuesto en los principios de reserva y publicidad a que se refiere los literales n) yp) del artículo 9 de la Ley Orgánica, y las disposiciones que sobre el particular emite la Contraloría, con excepción de aquellos que contengan información clasificada como secreta, reservada o confidencial, y demás de similar naturaleza, en el marco de las disposiciones legales y criterios aplicables a dichas materias.
Asimismo, la Contraloría cautela el tratamiento de los datos personales contenidos en los resultados de los servicios de control, con pleno respeto de los derechos fundamentales de sus titulares y de conformidad con los principios y disposiciones establecidas en la Ley de Protección de Datos Personales, su Reglamento y la Política de Protección de Datos Personales institucional vigente.
Seguimiento a la implementación de recomendaciones
La Contraloría y los OCI deben realizar el seguimiento de las acciones que las entidades dispongan para la implementación efectiva y oportuna de las recomendaciones formuladas en los resultados de los servicios de control.
4.29 Los resultados de los servicios de control pueden contener recomendaciones, entendidas como medidas concretas y posibles dirigidas a mejorar la eficiencia de la gestión de las entidades en el manejo de sus recursos y en los procedimientos que emplean en su accionar, así como contribuir a la transparencia en la gestión de las entidades. De haberse señalado la existencia de presuntas responsabilidades administrativa funcional, civil o penal, las recomendaciones deberán estar referidas a implementar las acciones que permitan la determinación de las responsabilidades exigibles a los funcionarios y servidores públicos por sus actos en la función que desempeñan.
Las entidades deben evaluar y elegir los mecanismos más adecuados para implementar en forma oportuna las recomendaciones dispuestas en los resultados de los servicios de control.
4.30 El titular de la entidad o responsable de la dependencia es el responsable del proceso de implementación de las recomendaciones de los informes de control que le han sido notificados, de mantener una evaluación y monitoreo permanente respecto a los avances obtenidos hasta lograr su total implementación, de informar y remitir la documentación a la Contraloría y al OCI en la oportunidad y forma que sean requeridos, para tal efecto, designa al funcionario público encargado de monitorear el citado proceso ya los funcionarios públicos responsables de la implementación, asimismo, dispone las acciones o medidas necesarias que correspondan, debiendo informar a la Contraloría y al OCI en la oportunidad y forma que establezca la Contraloría. Caso contrario, incurrirán en infracción sujeta a la potestad sancionadora de la Contraloría, de acuerdo a la normativa sobre la materia.
4.31 La Contraloría y los OCI deben efectuar el seguimiento a la implementación que realizan las entidades respecto de las recomendaciones formuladas, así como a la gestión de los riesgos detectados como resultado del desarrollo de los servicios de control; con la finalidad de contribuir al desarrollo de una gestión eficaz y moderna de los recursos y bienes públicos.
La Contraloría emite las disposiciones específicas relativas a la oportunidad y forma en que se llevará a cabo este seguimiento.
V. NORMAS DE SERVICIOS DE CONTROL PREVIO
Los servicios de control previo son aquellos que efectúa exclusivamente la Contraloría con anterioridad a la ejecución de un acto u operación de una entidad, de acuerdo a lo establecido por la Ley o norma expresa, con el objeto de emitir un resultado respecto de la materia del requerimiento que realice la entidad solicitante del servicio.
5.1 Las modalidades de servicios de control previo son las siguientes:
a) Otorgar autorización previa a la ejecución y pago de los presupuestos adicionales de obra pública, y de las mayores prestaciones de supervisión en los casos distintos a los adicionales de obra, cuyos montos excedan a los previstos en la normativa de la materia, cualquiera sea la fuente de financiamiento.
b) Informar previamente sobre las operaciones, fianzas, avales y otras garantías que otorgue el Estado, incluyendo proyectos de contrato, que en cualquier forma comprometan su crédito o capacidad financiera, sea que se trate de negociaciones en el país o en el exterior. El citado informe previo no conlleva la autorización o aprobación de la operación.
c) Emitir opinión previa vinculante sobre contrataciones de bienes, servicios u obras, que conforme a ley tengan el carácter de secreto militar o de orden interno exonerados de licitación pública, concurso público o adjudicación directa. Dicha opinión previa se otorga exclusivamente sobre las contrataciones que cumplan las condiciones antes señaladas y que no se refieran a bienes, servicios u obras de carácter administrativo u operativo.
d) Otros establecidos por Ley.
5.2 La realización de los servicios de control previo no exceptúa ni impide el ejercicio del control simultáneo o control posterior que corresponda.
5.3 El ejercicio de los servicios de control previo para las modalidades establecidas por la Ley, se regula por la normativa específica que para cada caso emite la Contraloría, de acuerdo a su competencia funcional; en la que se establece el procedimiento, requisitos, plazos y excepciones para su ejercicio.
5.4 Como consecuencia de los servicios de control previo se emite un documento que sustenta el resultado de la evaluación efectuada por la Contraloría sobre la materia del requerimiento que realice la entidad solicitante del servicio.
Los OCI y los órganos, incluidos los desconcentrados y unidades orgánicas competentes de la Contraloría, cautelan que la entidad sujete su actuación al alcance de lo indicado en los resultados de los servicios de control previo.
SAW. NORMAS DE SERVICIOS DE CONTROL SIMULTÁNEO
El servicio de control simultáneo consiste en examinar de forma objetiva y sistemática los hitos de control o las actividades de un proceso en curso, con el objeto de identificar y comunicar oportunamente a la entidad o dependencia la existencia de situaciones adversas, para la adopción de las acciones que correspondan, contribuyendo de esta forma a que el uso y destino de los recursos y bienes del Estado se realice con eficiencia, eficacia, transparencia, economía y legalidad.
6.1 Mediante el servicio de control simultáneo se verifica o constata la existencia de situaciones que afectan o pueden afectar la continuidad, el resultado o el logro de los objetivos del proceso, a partir de la evaluación de hitos de control o actividades de un proceso en curso, y si éstos se efectúan conforme a la normativa vigente, disposiciones internas, estipulaciones contractuales u otras análogas que resulten aplicables, con el objeto de que la entidad adopte las acciones preventivas y correctivas que correspondan.
6.2 El ejercicio del servicio de control simultáneo, en ningún caso conlleva a la injerencia en los procesos de gestión, no supone la conformidad de los actos a cargo de la administración de la entidad o dependencia, ni limita el ejercicio de otros servicios de control gubernamental; tampoco paraliza la continuidad del proceso en curso objeto de control ni requiere de pronunciamiento previo o validación por parte de los órganos del SNC para adoptar decisiones o efectuar acciones de gestión, las cuales son de exclusiva competencia de la entidad o dependencia.
6.3 Se caracteriza por ser oportuno, célere, sincrónico y preventivo. La Contraloría define los alcances de sus intervenciones a través del servicio de control simultáneo, con base a su autonomía funcional y los criterios que se estimen pertinentes; asimismo, establece las condiciones y procedimientos aplicables a su desarrollo.
6.4 El servicio de control simultáneo es ejercido por la Contraloría y los OCI; y, excepcionalmente por las SOA, cuando así lo determine la Contraloría, siendo sus modalidades el control concurrente, la visita de control, la orientación de oficio, y otros que se establezcan.
6.4.1 El Control Concurrente se realiza a modo de acompañamiento sistemático, multidisciplinario, y tiene por finalidad realizar la evaluación, a través de la aplicación de diversas técnicas, de un conjunto de hitos de control pertenecientes a un proceso en curso, de forma ordenada, sucesiva e interconectada, en el momento de su ejecución.
6.4.2 La Visita de Control se aplica principalmente, a través de las técnicas de inspección u observación de una actividad o un único hito de control que forma parte de un proceso en curso, en el lugar y momento de su ejecución.
6.4.3 La Orientación de Oficio, se efectúa principalmente mediante la revisión documental y el análisis de información vinculada a una o más actividades de un proceso en curso.
6.5 Adicionalmente, empleando la modalidad de Visita de Control, se pueden realizar Operativos de Control Simultáneo, que consisten en intervenciones de carácter masivo que se realizan en paralelo, de forma estandarizada y con un objetivo común, a un conjunto previamente determinado de entidades o dependencias, respecto de un mismo hito de control o actividad de un proceso en curso. El Operativo de Control Simultáneo se desarrolla en el marco de las disposiciones normativas que emita la Contraloría y aquellas específicas que se establezcan para cada operativo.
VII. NORMAS DE SERVICIOS DE CONTROL POSTERIOR
A. DEFINICIÓN Y MODALIDADES
Los servicios de control posterior son aquellos que se realizan con el objeto de examinar de forma objetiva y oportuna los actos y resultados ejecutados en la utilización y gestión de los recursos, bienes y operaciones institucionales.
7.1 La acción de control es la herramienta por la cual el personal del SNC, mediante la aplicación de las normas, procedimientos y principios que regulan el control gubernamental, efectúa la verificación y evaluación, objetiva y sistemática, de los actos y resultados producidos por la entidad en la gestión y ejecución de los recursos, bienes y operaciones institucionales; y se efectúa a través de los servicios de control posterior.
7.2 Los servicios de control posterior son realizados por los órganos del SNC y se desarrollan de conformidad con la normativa que emite la Contraloría en concordancia con las NGCG, con el propósito de regular y estandarizar su proceso, etapas, características y responsabilidades, así como asegurar la uniformidad, efectividad y calidad del trabajo por parte del personal del SNC y de los expertos que se haya contratado.
7.3 Los servicios de control posterior pueden ser: auditorías, servicio de control específico a hechos con presunta irregularidad, acción de oficio posterior y otros que se establezcan.
7.4 La auditoría financiera es el examen a los estados financieros de las entidades, que se practica para expresar una opinión profesional e independiente sobre la razonabilidad de los estados financieros, de acuerdo con el marco de información financiera aplicable para la preparación y presentación de información financiera.
Tiene como finalidad incrementar el grado de confianza de los usuarios de los estados financieros; constituyéndose igualmente en una herramienta para la rendición de cuentas y de evaluación del sector público para la realización de la auditoría a la Cuenta General de la República.
La auditoría financiera incluye la auditoría de los estados financieros y la auditoría de la información presupuestaria.
7.5 La auditoría de desempeño es un servicio de control posterior, que consiste en el examen independiente, objetivo y confiable en relación a si los proyectos, sistemas, operaciones, programas, actividades o entidades públicas operan de conformidad con las dimensiones de economía, eficiencia, eficacia, efectividad, equidad, ética, sostenibilidad ambiental y coherencia política.
7.6 La Auditoría de Cumplimiento consiste en un proceso sistemático en el que, de manera objetiva e independiente, se recopila, obtiene y evalúa evidencia para determinar si los aspectos significativos de las operaciones, procesos, actividades o asuntos específicos financieros, presupuestales y administrativas realizadas por las entidades o dependencias sujetas al ámbito del SNC, cumplen con la normativa, disposiciones internas y las estipulaciones contractuales identificadas como criterio.
7.7 El Servicio de Control Específico a Hechos con Presunta Irregularidad consiste en la intervención oportuna, puntual y abreviada, con el objeto de verificar la existencia de hechos con evidencias de presunta irregularidad, e identificar las posibles responsabilidades civiles, penales o administrativas funcionales que correspondan, respecto de la utilización y gestión de los recursos y bienes del Estado, así como del cumplimiento de las normas legales aplicables.
7.8 La Acción de Oficio Posterior se realiza de manera oportuna y puntual, cuyo objetivo es comunicar al Titular de la entidad o Responsable de la dependencia, la existencia de hechos con indicio de irregularidad que afecten la correcta captación, uso y destino de los recursos y bienes del Estado; con el fin que se adopten las acciones inmediatas que correspondan. Este servicio no genera la identificación de responsabilidades.
7.9 El proceso de todo servicio de control posterior se desarrolla mediante tres etapas interrelacionadas:
i) Planificación.
ii) Ejecución.
iii) Elaboración del informe.
El cumplimiento integral de dichas etapas propende a que el proceso se lleve a cabo de modo ordenado y efectivo, garantizando la solidez, calidad y oportunidad de los resultados del servicio de control posterior.
B. ETAPA DE PLANIFICACIÓN
Cada servicio de control posterior debe ser apropiadamente planificado a fin que sus objetivos sean alcanzados mediante el adecuado desarrollo de las etapas de su proceso, obteniendo resultados de calidad e impacto en un plazo oportuno.
7.10 La planificación se orienta a establecer una estrategia general para la conducción del servicio de control posterior, mediante la recopilación y análisis de información específica sobre la materia de control, que comprende el asunto y monto, este último cuando corresponda según la naturaleza del servicio de control, a fin de determinar los objetivos del servicio de control posterior, riesgos existentes y criterios aplicables. Se tiene en cuenta para su formulación las características de cada modalidad de servicio de control posterior, conforme se regule en la normativa específica que emita la Contraloría.
7.11 Como resultado de la etapa de planificación se elabora el plan del servicio de control, el cual contiene, entre otros, los objetivos del servicio, el cronograma con los plazos para las actividades, el personal responsable de la ejecución, el costo estimado del servicio; asimismo, contiene los procedimientos de recopilación y análisis de la información e incluye técnicas de control gubernamental consideradas necesarias para cumplir con sus objetivos.
7.12 El plan del servicio de control tiene por finalidad asegurar el desarrollo ordenado de los procedimientos de control, identificar al personal responsable de su ejecución; obtener la evidencia que es evaluada para emitir un pronunciamiento de acuerdo a los objetivos previstos; guiar las actuaciones de la comisión de control; así como sustentar la determinación de los recursos y plazos necesarios para la realización del servicio de control, permitiendo su respectiva medición y evaluación.
7.13 El procedimiento de control es la instrucción detallada para la aplicación de las técnicas de control gubernamental que permita la recopilación y análisis de la evidencia obtenida durante la ejecución del servicio de control y que sirve de sustento para emitir una opinión sobre la materia de control. Debe desarrollarse en términos específicos para que pueda ser utilizado por la comisión de control a cargo de su ejecución.
7.14 El plan del servicio de control debe ser lo suficientemente flexible para permitir modificaciones que se consideren pertinentes durante su ejecución, en función de los objetivos previstos y las circunstancias que pueden originar su modificación. Asimismo, debe ser lo suficientemente detallado de manera que sirva de guía a la comisión de control y como medio para supervisar y controlar la adecuada ejecución de sus labores.
7.15 Para el desarrollo del plan del servicio de control, se deben adoptar las previsiones necesarias para la apropiada aplicación de los procedimientos establecidos; procurándose un marco adecuado de comunicación y coordinación con la entidad, que contribuya al cumplimiento eficaz de los objetivos del control gubernamental.
Igualmente, se debe cuidar que la aplicación de los procedimientos se inicie, desarrolle y culmine oportunamente, con sujeción a los plazos previstos, los principios del control gubernamental regulados en la Ley y los requisitos de calidad correspondientes.
C. ETAPA DE EJECUCIÓN
Comprende el desarrollo de los procedimientos establecidos en el plan, con la finalidad de obtener evidencias que sustenten las conclusiones de la Comisión de Control.
evidence
La evidencia obtenida debe ser suficiente y apropiada mediante la aplicación de técnicas de control gubernamental que permitan sustentar de forma adecuada las conclusiones sobre la materia de control.
7.16 La evidencia comprende toda la información obtenida mediante la aplicación de técnicas de control gubernamental, las cuales son desarrolladas en términos de procedimientos en el plan del servicio correspondiente; y que sirve para sustentar, de forma adecuada, las conclusiones que se formulen sobre la materia de control, a fin de cumplir con los objetivos del servicio de control posterior.
7.17 La evidencia debe cumplir con los requisitos siguientes:
a) Ser suficiente: Es la medida cuantitativa de la evidencia. La comisión de control debe determinar, si existe la cantidad de evidencia necesaria para cumplir con los objetivos del servicio y sustentar los resultados obtenidos.
b) Ser apropiada: Es la medida cualitativa de la evidencia; es decir, de su relevancia y fiabilidad para sustentar las conclusiones en las que se basa la opinión de la comisión de control.
La relevancia se refiere a la conexión lógica de la evidencia con la finalidad del procedimiento o con aquello que se requiere verificar.
La fiabilidad está referida al origen y naturaleza de la evidencia, no debiéndose afectar por las circunstancias en las que se obtiene la evidencia o la forma en la que se conserva la misma. Pueden resultar útiles las siguientes generalizaciones sobre la fiabilidad de la evidencia:
- La fiabilidad aumenta si se obtiene evidencias de fuentes externas independientes de la entidad.
- La fiabilidad de la evidencia que se genera internamente aumenta cuando los controles relacionados aplicados por la entidad, incluidos los relativos a su preparación y conservación, son eficaces.
- La evidencia obtenida directamente por la comisión de controles más fiable que la obtenida indirectamente o por inferencia.
- La evidencia en forma de documento, es más fiable que la obtenida verbalmente.
- La evidencia proporcionada por documentos originales es más fiable que la proporcionada por fotocopias.
- Los documentos emitidos con firma digital dentro del marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica tienen el mismo valor legal que los documentos con firma manuscrita. Todo documento electrónico debe contener código de verificación para la reproducción impresa del documento.
- La fiabilidad de las evidencias digitales y/o electrónicas se sujeta a las regulaciones y controles establecidos en la normativa de la materia.
7.18 La evidencia debe ser objetiva y convincente para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.
7.19 La evidencia debe ser legalmente válida, es decir emitida por el funcionario competente, obtenida conforme al ordenamiento jurídico vigente, y en salvaguarda de los derechos fundamentales de las personas y el debido proceso de control.
7.20 En función a la fuente empleada para su obtención, la evidencia se clasifica de la siguiente manera:
a) Evidencia física: Se obtiene mediante inspección u observación directa de hechos relativos a los objetivos del servicio de control posterior.
b) Evidencia documental: Consiste en información que consta en documentos públicos o privados, para sustentar un hecho determinado.
c) Evidencia testimonial: Se obtiene de otras personas en forma de declaraciones hechas en el curso de investigaciones o entrevistas. Las declaraciones que sean importantes deberán corroborarse, siempre que sea posible, mediante evidencia adicional. También será necesario evaluar la evidencia testimonial para cerciorarse que los informantes no hayan estado influidos por prejuicios o tuvieran un conocimiento parcial de la materia de control.
d) Evidencia analítica: Comprende cálculos, comparaciones, razonamiento y separación de la información en sus componentes, cuyas bases deben ser sustentadas documentadamente.
El procedimiento para garantizar una apropiada obtención y custodia de la evidencia se desarrolla en la normativa específica correspondiente.
7.21 La comisión de control debe evaluar si la evidencia obtenida es suficiente y apropiada de tal manera que le permita sustentar sus conclusiones y reducir el riesgo.
7.22 Cuando se utiliza como evidencia un documento que contenga el resultado de la participación de expertos, la comisión de control debe verificar que la misma cumpla con ser suficiente y apropiada.
Documentación del Servicio de Control Posterior
Se debe organizar, preparar y conservar la documentación que sustente el desarrollo del servicio de control posterior a fin de fundamentar que fue realizado de conformidad con estas NGCG y la normativa aplicable, de manera que se facilite su revisión.
7.23 La documentación comprende el plan del servicio de control y su sustento, la evidencia obtenida como resultado de la aplicación de los procedimientos de control, la documentación generada por la comisión de control que contiene el análisis y conclusiones respecto a la evidencia obtenida, así como los informes de control emitidos.
Esta documentación debe estar apropiadamente organizada, clasificada y referenciada en los archivos del servicio de control, constituidos por una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos, físicos o digitales, según la normativa específica que establezca la Contraloría; facilitando su accesibilidad, uso y custodia, en beneficio de la celeridad y seguridad de las actividades que forman parte de dicho servicio.
La documentación debe mostrar los detalles de la evidencia y revelar la forma en la que se obtuvo.
7.24 La documentación del servicio de control constituye el principal registro y evidencia que la labor efectuada por la comisión de control se realizó de acuerdo con la normativa vigente y que sus conclusiones están debidamente sustentadas.
La preparación oportuna de la documentación ayuda a mejorar la calidad del servicio de control y facilita una efectiva supervisión y evaluación del trabajo realizado y de la evidencia obtenida, así como de las conclusiones alcanzadas antes que el informe se elabore.
7.25 La Contraloría determina la forma y contenido de los documentos que se utilizan para registrar el resultado de los procedimientos de control aplicados; tomando en consideración los objetivos del servicio de control.
La estructura, contenido y extensión de estos documentos dependerá de factores tales como la dimensión y la complejidad de la entidad, la naturaleza de los procedimientos a aplicar, entre otros.
7.26 De acuerdo al principio de reserva regulado por la Ley, se encuentra prohibido que durante la ejecución del control se revele la documentación del servicio de control. En el caso que dicha documentación sea citada en los hallazgos y no obre en los archivos de la entidad, deberá ser entregada a las personas comprendidas para la presentación de sus comentarios. Los documentos o información pre existentes que sean de acceso público, no adquieren la condición de reservada por su incorporación al proceso de control.
7.27 La documentación y archivos son de propiedad de los órganos del SNC, siendo custodiados de acuerdo con la normativa específica sobre el tema.
Findings
Durante la ejecución del servicio de control posterior se deben comunicar los hallazgos, a fin que las personas comprendidas en los mismos presenten sus comentarios sustentados con los documentos necesarios para su debida evaluación.
7.28 Los hallazgos revelan presuntos errores, deficiencias o irregularidades identificadas y evidenciadas como resultado de la aplicación de los procedimientos del servicio de control posterior. Deben elaborarse sobre la base de hechos determinados y redactarse utilizando un lenguaje sencillo que refiera su contenido en forma objetiva y concisa.
Los hallazgos pueden adoptar diferentes denominaciones según la modalidad de servicio de control que se realice de acuerdo a la normativa que lo regula.
7.29 Los hallazgos comprenden los siguientes elementos:
- Condición: Son los hechos que describen los errores, las deficiencias o las irregularidades detectadas. Está referida a la situación advertida y debe estar sustentada con la evidencia.
- Criterio: Es la norma, disposición o parámetro de medición aplicable a la condición.
- Efecto: Es el perjuicio identificado, resultado adverso o riesgo potencial, ocasionado como consecuencia de haberse producido la condición.
- Causa: Es la razón o motivo que dio lugar al hecho deficiente detectado; que se consigna cuando haya podido ser determinada a la fecha de la comunicación del hallazgo.
7.30 Los hallazgos deben ser comunicados a las personas comprendidas en los mismos a fin que puedan proporcionar sus comentarios, de acuerdo al procedimiento que para cada modalidad de servicio de control posterior establezca la Contraloría en la normativa específica correspondiente.
La realización de la comunicación de hallazgos será puesta oportunamente en conocimiento del titular de la entidad, con el propósito que disponga el otorgamiento de las facilidades pertinentes que pudieran requerir las personas comunicadas, a fin de presentar sus comentarios debidamente documentados en el plazo otorgado.
7.31 Una vez recibidos los comentarios realizados a los hallazgos, estos deben ser contrastados documentalmente con la evidencia obtenida y evaluados de manera objetiva, exhaustiva y fundamentada.
Si como resultado de la evaluación se concluye que no se han aclarado satisfactoriamente los hallazgos comunicados, estos deben consignarse como observaciones o irregularidades en el informe correspondiente, dando lugar a las recomendaciones.
7.32 De acuerdo al análisis realizado sobre los comentarios, en los casos que corresponda y según la modalidad de servicio de control posterior que se trate, se debe efectuar el señalamiento de las presuntas responsabilidades que en su caso se hubieran identificado. Las responsabilidades que pueden ser señaladas son de tres tipos, independientes entre sí: responsabilidad civil, responsabilidad penal y responsabilidad administrativa funcional. La definición y alcance de cada una de ellas es la indicada por la Ley.
D. ETAPA DE ELABORACIÓN DEL INFORME
Se debe preparar un informe de control por escrito para comunicar los resultados de cada servicio de control posterior.
7.33 El informe de control expone por escrito los resultados y recomendaciones del servicio de control posterior, con la finalidad de brindar oportunamente información al titular de la entidad y otras autoridades u organismos competentes que permita promover acciones de mejora, correctivas u otras necesarias en la conducción y ejecución de las actividades examinadas.
7.34 El informe de control incluye las recomendaciones dirigidas a superar las causas de las observaciones derivadas de los hallazgos, evidenciadas durante la ejecución del servicio de control posterior; así como las recomendaciones encaminadas a la determinación de responsabilidades por las instancias que correspondan según la normativa aplicable, y de acuerdo a la modalidad de servicio de control posterior. El titular o los funcionarios competentes deben disponer la implementación de las recomendaciones.
7.35 El informe de control debe ser desarrollado de acuerdo a la estructura que establezca la Contraloría en la normativa específica correspondiente, con el propósito de asegurar su calidad y su máxima comprensión y utilidad por la entidad. Asimismo, debe ser registrado de acuerdo a las disposiciones que emita la Contraloría.
7.36 De acuerdo a la modalidad de servicio de control posterior, cuando por la naturaleza de las observaciones se requiere su comunicación oportuna a fin de agilizar la adopción de las acciones preventivas, correctivas u otras que correspondan, se podrán emitir excepcionalmente documentos que contengan los resultados obtenidos previamente a la culminación del servicio de control posterior. En tal caso, en el informe que cierra el servicio de control posterior deberá dejarse constancia de su emisión.
7.37 El informe emitido debe ser comunicado al titular de la entidad o responsable de la dependencia, a fin que disponga la implementación de las recomendaciones y las acciones complementarias que resulten pertinentes. Asimismo, el informe se comunica a los órganos y unidades orgánicas de la Contraloría que resulten competentes, para las acciones que correspondan en el marco de sus funciones. Igualmente, se efectúan las otras comunicaciones a que se refiere el numeral 4.27, según corresponda.
7.38 En concordancia con lo establecido por la Ley, los informes de control emitidos por el SNC constituyen actos de administración interna de los órganos conformantes de este, por lo cual no están sujetos a recursos impugnativos. La revisión de oficio es una facultad exclusiva y de iniciativa propia de la Contraloría para verificar, selectivamente, si la elaboración de un informe de control se ha sujetado a la normativa de control; de cuyo resultado se puede determinar la reformulación. La revisión de oficio se puede aplicar a los informes de control resultantes de los servicios de control, según se establezca en la normativa específica que la regula.
GLOSSARY OF TERMS
Aseguramiento de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirán los requisitos de la calidad (Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria relativo a la calidad).
Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes de un objeto cumple con los requisitos.
Cliente: Persona u organización que podría recibir o que recibe un producto o un servicio resultante de los servicios de control o servicios relacionados. Por ejemplo, entidad sujeta a control o ciudadano.
Conflicto de intereses: Se refiere a relaciones o situaciones en cuyo contexto los intereses personales, laborares, económicos o financieros del personal del SNC, pudieran estar en conflicto con el cumplimiento de los deberes y funciones a su cargo.
Control de la calidad: Parte de la gestión de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad.
Demanda de control: se refiere a eventos, acciones u omisiones que representan un riesgo de uso o potencial uso deficiente de los recursos públicos, que requiere la intervención de un órgano del SNC.
Dependencia: Órgano o unidad orgánica que forma parte o se encuentra adscrita a una entidad y que, por su dimensión o la magnitud de las actividades a su cargo, cuenta con un grado de gestión propia que le permite adoptar decisiones e interactuar directamente con los órganos del SNC durante la realización del servicio de control o servicio relacionado; y que se encuentra sujeta a control.
Error: Omisión no intencional del registro de un importe o de una revelación.
Evento Adverso: Constituye una situación o evento desfavorable que afecta los objetivos de la entidad.
Gestión de la calidad: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.
Irregularidad: Actuación contraria a las disposiciones legales, disposiciones internas y las estipulaciones contractuales establecidas, originada por una acción u omisión de la diligencia exigible a la actuación funcional, que genere una afectación a los recursos y bienes públicos. Pueden ser de naturaleza dolosa o culposa.
Materia de control: Señala de manera concreta el objeto o tema específico, según corresponda, en el que se concentran los esfuerzos de la Comisión a cargo del servicio de control.
La materia de control comprende el asunto y el monto, este último cuando corresponda según la naturaleza del servicio de control:
- Asunto: Aspecto específico correspondiente a una o más etapas de un proceso, de uno o más componente(s), rubro(s), segmento(s), transacción(es), operación(es), productos (bienes o servicios públicos), o resultados, u otra materia en la que se concentra la realización del servicio de control. En el caso de Auditoría de Desempeño corresponde a las dimensiones de desempeño vinculadas a las actividades o situaciones existentes y comprende el problema de auditoría.
Asimismo, de acuerdo al asunto, la Contraloría General designa los órganos del SNC responsables de realizar los servicios de control.
- Monto: Es la cuantificación monetaria de una o más etapas de un proceso, de uno o más componente(s), rubro(s), segmento(s), transacción(es), operación(es), productos (bienes o servicios públicos) u otra materia del Servicio de Control. El monto es considerado para determinar el servicio de control que corresponda desarrollar, según lo establezca la Contraloría General.
Materia general: Constituye la temática general de la cual se desprende la materia de control. Es el asunto central o universo que abarca el servicio de control a realizar, que puede comprender, entre otros, a un proceso integral vinculado a intervenciones públicas, un programa, un plan, un proyecto, la totalidad de una operación, productos (bienes o servicios públicos), actividades (con productos, resultados e impactos) o situaciones existentes (incluyendo sus causas y efectos), que puede ser cuantificada según la naturaleza del servicio de control.
Materia comprometida: Señala de manera concreta el objeto o tema específico, según corresponda, que comprende las situaciones adversas en el caso de control simultáneo, observaciones o irregularidades según la respectiva modalidad de servicio de control posterior, y que puede ser cuantificada, considerando la naturaleza del servicio de control.
Materialidad: Potestad del control para concentrar su actuación en las transacciones y operaciones de mayor significación económica o relevancia en la entidad examinada.
Mejora continua: Actividad recurrente desarrollada en los procesos, actividades y tareas de una entidad con el objetivo de lograr mejoras en la productividad en términos de eficacia, eficiencia y economía, y por ende mejorar su competitividad.
Observación: Opinión que se determina y revela en el informe de control, como consecuencia del trabajo de campo realizado, luego de concluido el proceso de evaluación de los hallazgos comunicados con los correspondientes comentarios formulados por el personal comprendido en los mismos, así como con la evidencia sustentatoria respectiva.
Parte interesada: Persona u organización que puede afectar, verse afectada o percibirse como afectada por una decisión o actividad. Por ejemplo, en el caso de los informes de control una parte interesada podría ser la ciudadanía.
Perjuicio: se encuentra vinculado con el efecto (elemento de los hallazgos), y es ocasionado como consecuencia de haberse producido la condición. El perjuicio es al Estado, el cual es la consecuencia o resultado contrario a los intereses del Estado que genera la acción u omisión del funcionario o servidor público. No se considera perjuicio al Estado la transgresión de normas o principios. Dicho perjuicio debe ser una afectación al servicio público y/o de tipo económico, en caso sea cuantificable.
- Afectación al servicio público: Es el menoscabo focalizado a la prestación de los servicios que el Estado brinda.
- Perjuicio económico: Es el menoscabo, disminución, detrimento, pérdida o deterioro del patrimonio de la Entidad o del Estado en general, debe ser cuantificable en términos monetarios, cierto, actual y efectivo.
Personal del SNC: Trabajadores que, bajo cualquier forma o modalidad contractual, desarrollan servicios de control o servicios relacionados en los órganos del SNC, independientemente de su cargo o nivel jerárquico.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Producto1: Salida de una organización que puede producirse sin que se lleve a cabo ninguna transacción entre la organización y el cliente. El elemento dominante de un producto es aquel que es generalmente tangible. Por ejemplo: el informe de control, el pronunciamiento (resolución) sobre la solicitud de autorización de las prestaciones adicionales de obra.
Rendición de cuentas: Obligación de los funcionarios y servidores públicos de dar cuenta ante las autoridades competentes y ante la ciudadanía por los fondos y bienes del Estado a su cargo y por la misión u objetivo encomendado.
Responsable de dependencia: Funcionario o servidor público a cargo de una dependencia de la entidad, que tiene capacidad de dirección e interactúa con los órganos del Sistema Nacional de Control durante la realización del servicio de control o servicio relacionado.
Riesgo: Posibilidad que ocurra un evento adverso que afecte el logro de los objetivos de una entidad.
Servicios2: Salida de una organización con al menos una actividad, necesariamente llevada a cabo entre la organización y el cliente. Los elementos dominantes de un servicio son generalmente intangibles.
Servicios de control: Conjunto de procesos cuyos productos tienen como propósito dar una respuesta satisfactoria a las necesidades de control gubernamental que corresponde atender a los órganos del SNC.
Servicios relacionados: Procesos vinculados a los procesos de carácter técnico y especializado derivados de atribuciones o encargos legales, que generan productos distintos a los servicios de control previo, simultáneo y posterior; y que son llevados a cabo por los órganos del SNC, con el propósito de coadyuvar al desarrollo del control gubernamental.
Sistema de gestión de la calidad: Sistema de gestión para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.
Sistema de información: Conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una entidad, y que no necesariamente incluye equipo computacional.
Situación adversa: Es la identificación de uno o varios hechos que, luego del respectivo análisis, se determinan como situaciones que afectan o pueden afectar la continuidad, el resultado o el logro de los objetivos del proceso en curso.
Técnica de servicios de control: Es la manera ordenada de obtener información en el marco de una investigación que se utiliza para obtener la evidencia necesaria que le permita al personal del SNC fundamentar su opinión profesional. El tipo de técnica a emplear dependerá del criterio profesional del personal del SNC, según las circunstancias e información disponible.
Titular de la entidad: Máxima autoridad jerárquica institucional de carácter unipersonal o colegiado en una entidad. En caso de órganos colegiados, se entenderá por Titular a quien lo preside.
1 En el marco de la Gestión de la Calidad.
2 En el marco de la Gestión de la Calidad.
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